Cara Memilih Software Payroll Berkualitas untuk Perusahaan Anda

Sebelumnya, Intermezzo telah membahas banyaknya manfaat dan keuntungan menggunakan software payroll/ HRIS untuk perusahaan Anda. Selain meringankan pekerjaan HRD, kehadiran software payroll juga mampu memudahkan karyawan saat ingin mengajukan ijin atau mengakses data-data penting miliknya.

Anda pasti mulai bertanya-tanya, kira-kira software payroll manakah yang paling tepat untuk Anda gunakan di kantor/ perusahaan Anda? Jangan bingung lagi! Kali ini Intermezzo akan membahas Cara Memilih Software Payroll Berkualitas yang bisa Anda terapkan sekarang juga.

1. Pastikan Memiliki Fitur-Fitur Terlengkap

Kriteria pertama dalam memilih Software Payroll berkualitas adalah kelengkapan fitur yang ditawarkan. Saat hendak berlangganan Software Payroll, pastikan Anda memilih software dengan fitur-fitur terbaru dan terlengkap.

Tentu saja, fitur utama yang wajib ada ialah otomatisasi penggajian. Namun, jangan fokus pada fitur itu saja. Software Payroll saat ini telah berkembang kian pesat, termasuk dalam perhitungan pajak, BPSJ, dan bahkan klaim reimbursement secara otomatis.

Jika mendapat penawaran beberapa software, coba bandingkan fitur-fitur yang ditawarkan terlebih dahulu. Anda tidak harus memilih software dengan fitur paling lengkap, tapi pilihlah software yang fitur-fiturnya paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

2. Telah Teruji Cepat dan Akurat

Cara memilih software payroll berkualitas selanjutnya adalah perhatikan keakuratan data yang ditampilkan. Jangan sampai Anda memilih software yang salah, sampai data kehadiran karyawan pun tidak terekap dengan baik. Mulai dari banyaknya data invalid, proses loading lama, hingga sering mengalami error/ bug.

Semua kelemahan tersebut pasti mengganggu kinerja Anda sebagai tim HR. Oleh karena itu, pastikan Anda memilih Software Payroll yang telah teruji cepat dan akurat. Untuk memastikan hal ini, coba lakukan tes rekap data pada software, dan analisis bagaimana pengalaman Anda selama menggunakan software tersebut. Analisis juga bagaimana pelaporan yang dihasilkan oleh software tersebut, apakah hasilnya sudah akurat/ belum.

3. Penyimpanan Data Terbukti Aman

Selain memperhatikan kecepatan dan keakuratan software, Anda juga wajib mempertimbangkan segi keamanan yang ditawarkan. Ini adalah kriteria penting yang tidak boleh Anda lewatkan. Sebab, percuma saja jika fitur-fitur software-nya lengkap, hasil datanya akurat, tapi penyimpanan datanya tidak aman. Semua data yang Anda upload pasti rawan hilang dan rusak. Jadi, pastikan Anda memilih Software Payroll yang dilengkapi cloud server berstandar dan telah terjamin keamanannya.

4. Tampilan Simpel dan Mudah Digunakan

Cara memilih Software Payroll yang keempat adalah perhatikan desain tampilan software. Apakah tampilan yang dihadirkan cukup mudah digunakan atau justru sebaliknya. Poin ini terlihat sepele, namun jangan sampai diremehkan. Sebab, desain tampilan yang tidak user-friendly hanya akan menyulitkan pekerjaan Anda. Pekerjaan yang harusnya selesai dalam hitungan menit, menjadi molor berjam-jam karena kesulitan menggunakan software.

Pilihlah Software Payroll yang memiliki desain simpel dan mudah digunakan. Untuk mengetahui hal ini, Anda hanya perlu uji coba/ tes penggunaan software bersangkutan. Jika pengalaman pertama menggunakan software tersebut terasa membingungkan, itu artinya desain tampilan yang dihadirkan software tersebut kurang user-friendly.

Namun, jangan mengetesnya sendirian. Bisa jadi, kesulitan penggunaan software tersebut bukan disebabkan tampilan software-nya yang bermasalah, tapi karena kurangnya pemahaman Anda terhadap software itu. Coba lakukan beberapa kali uji coba terhadap 3-5 orang. Jika kelima orang mengatakan kebingungan, bisa dipastikan software tersebut memang susah dioperasikan.

5. Fleksibel dan Memudahkan Update Data

Lanjut ke poin kelima dalam memilih Software Payroll berkualitas. Pilihlah software yang dapat digunakan secara fleksibel, terutama dalam mengatur skema penggajian di kantor/ perusahaan Anda. Sebab, dalam pembagian gaji dan pengelolaan SDM, sebuah kantor/ perusahaan pasti menerapkan aturan yang dapat berubah sewaktu-waktu. Misalnya, di tahun ini belum ada tunjangan makan siang, namun di tahun berikutnya diberlakukan tunjangan makan siang. Maka, skema penggajian di Software Payroll pun ikut berubah. Jadi, pastikan Anda memilih Software Payroll yang bisa diatur dan diubah-ubah secara fleksibel.

6. Dapat Diakses Karyawan secara Praktis

Cara memilih software payroll selanjutnya adalah pertimbangkan soal aksesibilitas software. Apakah software dapat diakses secara mudah dan praktis oleh semua karyawan, atau sebaliknya. Misalnya, dari segi device yang disarankan. Apakah software payroll tersebut hanya bisa diakses melalui PC atau juga bisa digunakan melalui smartphone. Jika melalui smartphone juga bisa, berarti karyawan Anda akan lebih dimudahkan dalam mengaksesnya. Karena jika hanya bisa diakses melalui PC, pasti tidak semua karyawan bisa mengakses software tersebut.

7. Kompatibel dengan Device yang Anda Miliki

Salah satu kriteria yang tidak boleh Anda lewatkan dalam memilih Software Payroll adalah kompatibilitas device yang disarankan. Pastikan kompatibilitas device yang disarankan Software Payroll yang Anda pilih sesuai dengan device yang Anda miliki di kantor/ perusahaan Anda. Kalau pun tidak sesuai, pastikan kompatibilitas device yang disarankan tidak terlalu sulit didapat dan harganya pun sesuai dengan budget Anda.

8. Harga dan Sistem Pembayaran Kompetitif

Lanjut pada cara memilih Software Payroll ke-8, salah satu kriteria yang perlu Anda perhatikan ialah harga dan sistem pembayaran yang ditawarkan. Pilih Software Payroll yang menawarkan harga dan sistem pembayaran fleksibel, sehingga tidak menyulitkan Anda dalam membayar biaya implementasi/ langganannya. Anda bisa membandingkan harga beberapa software dan pilih yang paling sesuai dengan budget Anda.

9. Software Telah Dipercaya Banyak Klien

Daftar klien yang pernah di-handle oleh vendor Software Payroll yang akan Anda pilih juga penting untuk dipertimbangkan. Jika Software Payroll tersebut telah digunakan oleh banyak kantor/ perusahaan, berarti software tersebut telah dipercaya banyak klien. Cari tahu juga apakah klien-klien itu puas dengan produk dan layanan yang diberikan oleh vendor tersebut. Jangan memilih Software Payroll yang belum jelas client refrences–nya. Bisa-bisa Anda menjadi kelinci percobaan dan sering mengalami error atau bug.

10. Didukung Tim Support secara Total

Kriteria kesepuluh yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih Software Payroll adalah layanan tim customer support/ bantuan teknisi yang ditawarkan. Pilihlah Software Payroll yang memiliki tim support profesional dan siap membantu Anda selama 24/7 jika Anda mengalami kendala penggunaan software. Baik secara online melalui chat, telepon, PC remote atau pun kunjungan langsung ke tempat Anda.

Demikian cara memilih software payroll berkualitas yang bisa Anda terapkan untuk perusahaan Anda. Dari 10 kriteria di atas, kami rekomendasikan Anda menggunakan Software InterActive Payroll+. Software ini mampu memudahkan Anda dalam mengelola kehadiran, penggajian, hingga perhitungan pajak dan BPJS karyawan secara otomatis.

Bahkan, karyawan Anda juga bisa mengajukan ijin dan mengakses data karyawan secara online lho! Tentu sangat memudahkan dan sudah pasti disukai karyawan millenial yang sangat technology-savvy. Harga dan sistem pembayaran yang ditawarkan pun cukup variatif, tersedia pembayaran beli putus/ berlangganan bulanan dan tahunan. Jadi, dipastikan bisa memudahkan Anda dalam pembayaran. Cari tahu informasi Software Payroll/ HRIS terbaik di sini.

Sumber: Intermezzo