Beberapa waktu lalu, Intermezzo telah membahas pentingnya absensi untuk menilai kedisiplinan karyawan. Nah, pertanyaannya sekarang adalah: bagaimana cara memilih mesin absensi terbaik untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan?

Hal ini penting untuk diketahui, karena tidak semua mesin absensi efektif untuk menilai kedisiplinan karyawan. Kok bisa? Simak pembasahannya berikut ini.

Mari kita mulai dengan mengetahui beberapa jenis mesin absensi yang ada di pasaran.

Hingga saat ini, ada banyak sekali tipe-tipe mesin absensi. Mulai dari yang bersifat analog, biometrik, hingga berteknologi time track. Apa saja perbedaan masing-masing mesin absensi tersebut? Check it out!

Jenis-Jenis Mesin Absensi

1. Mesin Absensi Analog

Berdasarkan sejarah alat penghitung waktu kerja karyawan, mesin absensi kartu manual adalah jenis pertama kali yang digunakan di kantor sejak kurang lebih dua abad silam. Mesin absensi ini sering disebut juga dengan istilah mesin ceklok atau mesin absensi analog.

Mesin absensi analog ini terdiri dari slot atau lubang untuk memasukkan kartu absen karyawan serta jam analog yang menunjukkan waktu saat ini. Waktu pada saat karyawan memasukkan kartunya ke dalam slot inilah yang akan dicetak pada kartu absen (real time).

Harga mesin absensi ini cukup murah dan cocok digunakan untuk perusahaan berskala kecil dengan jumlah karyawan di bawah 100 orang.

Namun, mesin absensi analog ini kurang relevan untuk digunakan di zaman serba digital seperti sekarang. Selain boros kertas, penggunaan mesin absensi analog juga kurang efektif, karena karyawan harus mengantri cukup lama untuk ceklok satu per satu.

Mesin analog ini juga rawan pemalsuan, karena karyawan yang membandel bisa berbuat curang dengan menitipkan kartu absensinya ketika mereka bolos kerja.

2. Mesin Absensi Digital Berbasis PIN

Mesin Absensi Digital adalah mesin absensi yang menggunakan metode digital untuk mengabsen karyawan. Mesin ini telah ada sekitar tahun 1970.

Umumnya, mesin absensi digital memiliki beberapa tombol (nomor dan abjad) serta layar digital yang menunjukkan waktu atau teks yang ditampilkan. Melalui tombol tersebut, karyawan dapat memasukkan password/ barcode/ nomor PIN sebagai tanda absensi.

Alat ini terbilang cukup efektif dibandingkan mesin absensi analog. Selain waktu absensi yang lebih singkat, manajer/ HRD juga dapat mengontrol daftar hadir karyawan secara real time melalui komputer.

Akan tetapi, sistem absensi ini masih rawan terjadi pemalsuan. Sebab, karyawan bisa saja menitip absen dengan cara memberitahu nomor PIN pada temannya.

3. Mesin Absensi Magnetic Card

Memasuki tahun 1980, muncullah mesin absensi digital berbasis magnetic card. Mesin absensi ini tidak jauh berbeda dengan mesin absensi digital berbasis PIN,  karena data absensi dapat dikelola secara digital di komputer.

Bedanya, mesin absensi ini menggunakan sistem magentic card untuk melakukan absensi. Jadi, identitas karyawan yang telah didata pada sistem mesin absensi ini dapat langsung dideteksi hanya dengan menggesekkan kartu pada slot mesin.

Itu artinya pemakaian mesin absensi digital ID card/swipe card lebih praktis dan simpel. Dari segi harga, mesin absensi magnetic card juga lebih murah.

Namun, lagi-lagi mesin absensi jenis ini masih sangat rawan dilakukan pemalsuan, karena karyawan masih dapat menitipkan kartu pada temannya ketika bolos kerja.

4. Mesin Absensi Biometrik (Fingerprint & Face ID)

Mesin absensi biometrik ini adalah gebrakan baru dalam penggunaan mesin absensi. Umumnya ada 3 maca sensor biometrik yang dapat digunakan untuk absensi, yaitu: sidik jari (fingerprint), wajah (face ID), dan retina mata.

Cara penggunannya juga cukup mudah. Untuk sidik jari, pengguna hanya perlu menempelkan salah satu jarinya ke bagian pendeteksi sensor mesin absensi. Untuk face ID, pengguna cukup menghadapkan wajahnya pada layar yang terdapat pada mesin absensi.

Sedangkan untuk sensor retina mata, pengguna cukup menghadapkan retina mata pada layar mesin.

Ketiga sensor biometrik tersebut cukup mudah digunakan dan tidak memerlukan banyak waktu untuk merekam data absensi.

Dan yang lebih penting, mesin absensi biometrik sulit dipalsukan, karena sensor dapat membedakan sidik jari dan face ID secara detail pada setiap orang.

Sehingga, karyawan curang yang ingin titip absen pun akan berpikir 100x untuk melakukannya.

Dari segi harga memang lebih mahal dibanding harga mesin absensi yang dibahas sebelumnya. Namun, mesin ini dapat menjadi inventaris yang cukup berharga untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan Anda.

5. Mesin Absensi + Akses Kontrol Pintu

Mesin absensi ini biasanya menggunakan teknologi biometrik seperti yang telah dibahas sebelumnya. Akan tetapi mesin ini dilengkapi fitur akses kontrol yang mampu mengatur siapa sajakah yang dapat keluar-masuk kantor Anda.

Dengan adanya akses kontrol ini tentu dapat membantu Anda dalam meningkatkan keamanan kantor. Karena, hanya sidik jari dan face ID orang-orang yang telah terdaftar dalam sistem mesin absensi saja yang dapat keluar-masuk kantor Anda.

Dengan menggunakan alat ini, Anda akan dapatkan 2 keuntungan sekaligus, yaitu keamanan kantor meningkat dan kedisiplianna karyawan Anda pun juga meningkat.

6. Mesin Absensi Time Track

Mesin absensi berteknologi time track adalah inovasi terbaru mesin absensi, dimana pengguna dapat meng-input data absensinya secara jarak jauh.

Alat ini biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan dengan banyak karyawan lapangan, seperti sales lapangan, teknisi suppot, dan kurir.

Di kantor masih tetap dipasang mesin absensi biometrik, akan tetapi setiap manajer dan karyawan lapangan akan dibekali aplikasi absensi di smartphone-nya, sehingga dapat melakukan absensi secara jarak jauh tanpa harus ceklok ke kantor.

Manajer/ HRD yang bertugas di kantor juga dapat memantau kinerja karyawan lapangan mereka lewat aplikasi yang terintegrasi dengan GPS. Sehingga, manajer dapat mengetahui dimana lokasi karyawan lapangan mereka berada secara real time.

Untuk memastikan apakah karyawan tersebut berada di lokasi yang tepat, manajer juga dapat meminta si karyawan lapangan mengirim fotonya secara selfie di lokasi penugasan.

Tentu mesin absensi ini sangat berguna untuk mengukur dan meningkatkan kedisiplinan karyawan lapangan. Jika selama ini Anda bingung bagaimana mengawasi kinerja karyawan yang bertugas di lapangan, kini dengan mesin absensi time track Anda tidak perlu bingung lagi.

Demikian 6 jenis mesin absensi yang perlu Anda ketahui.

Nah, bagaimana? Apakah Anda sudah mulai ada pandangan untuk memilih jenis mesin absensi yang mana?

Baiklah, untuk mempermudah Anda dalam memilih mesin absensi terbaik untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan Anda, coba praktekkan tips berikut ini.

Inilah cara mudah memilih mesin absensi terbaik untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan Anda.

1. Kenali Kebutuhan Kantor Anda

Untuk mendapatkan mesin absensi terbaik yang Anda butuhkan, Anda harus mengenali kebutuhan kantor Anda terlebih dahulu. Beda kebutuhannya, beda pula mesin absensinya.

Untuk memudahkan Anda mengenali kebutuhan kantor Anda, coba perhatikan beberapa hal berikut.

a. Cari Tahu Apa Tujuan Mesin Absensi di Kantor Anda?

Hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah apa tujuan Anda membeli mesin absensi. Apakah hanya digunakan untuk mencatat daftar kehadiran saja? Atau Anda juga ingin menghitung daftar kehadiran karyawan secara detail?

Misalnya, menghitung berapa waktu keterlambatan, kelebihan waktu istirahat, atau berapa hari izin dan bolos kerja.

Atau, mungkin Anda juga membutuhkan mesin absensi yang dapat merekap daftar kehadiran karyawan dan mengintegrasikannya ke sistem penggajian di kantor Anda.

Jadi, ketika karyawan Anda bolos kerja, jatah gaji mereka akan otomatis terpotong sesuai peraturan yang diterapkan di kantor Anda.

Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Anda dapatr memilih mesin absensi biometrik yang telah terintegrasi software payroll. Sehingga, sistem absensi sulit dipalsukan dan data penggajian dapat terotomatis dihitung oleh software.

Atau mungkin, jika tujuan Anda membeli mesin absensi adalah untuk memantau pekerja lapangan, maka jenis mesin absensi yang cocok untuk Anda adalah tipe time track.

Dengan tipe mesin absensi tersebut, Anda bisa memantau kinerja karyawan lapangan Anda secara real time dimana pun dan kapan pun.

b. Perhatikan Jumlah Karyawan Anda

Hal ini sangat penting, karena jangan sampai Anda membeli mesin absensi yang tidak bisa menampung seluruh data karyawan Anda.

Ada beberapa pilihan kapasitas absensi yang dapat Anda pilih sesuai jumlah karyawan Anda. Ada yang bisa menampung 50-100 orang, lebih dari 500 orang, bahkan di atas 50.000 orang.

Jadi, jika karyawan Anda hanya berjumlah 100-200 orang, Anda tidak perlu membeli mesin absensi dengan kapasitas 30.000 karyawan.

2. Perhatikan Fitur-Fitur Mesin Absensi yang Ditawarkan

Setelah mengenali kebutuhan mesin absensi untuk kantor Anda, saat ini Anda pasti sudah memiliki bayangan akan memilih jenis mesin absensi yang mana.

Anggaplah Anda memilih mesin absensi berteknologi time track karena Anda memiliki banyak karyawan lapangan.

Namun, perlu Anda ketahui juga bahwa merk mesin absensi yang dijual di pasaran sangatlah banyak, termasuk tipe time track.

Jadi, agar Anda tidak salah pilih membeli merk, hal utama yang perlu Anda perhatikan ialah fitur-fitur yang ditawarkan.

Salah satu fitur yang perlu Anda perhatikan ialah konektivitas mesin.

Koneksi dengan mesin absensi karyawan menjadi sangat penting ketika hasil laporan absensi karyawan dibutuhkan setiap bulannya. Beberapa mesin absensi menggunakan sistem koneksi USB, kabel serieal dan TCP/IP.

Anda juga perlu memperhatikan apakah mesin absensi yang Anda beli menawarkan fitur cloud, sehingga bagi Anda yang memiliki mobilitas tinggi dapat tetap memantau laporan absensi karyawan dimana pun dan kapan pun.

Fitur lainnya yang perlu Anda pertimbangkan ialah integrasi software payroll. Apakah mesin absensi yang ingin Anda beli terintegrasi dengan software penggajian atau tidak.

Dengan adanya software payroll tentu akan memudahkan Anda dalam menghitung gaji karyawan secara otomatis berdasarkan daftar hadir.

3. Sesuaikan Harga Mesin Absensi dengan Anggaran yang Anda Miliki

Setelah menemukan tipe mesin absensi dengan fitur-fitur yang Anda inginkan, sekarang waktunya memilih harga mesin absensi paling fleksibel sesuai anggaran yang Anda miliki.

Seperti disebutkan sebelumnya, kita bisa menemui banyak penyedia mesin absensi di pasaran, akan tetapi tidak semuanya menawarkan fitur yang kita inginkan. Begitu pula dengan harga yang ditawarkan. Tidak semuanya menawarkan harga yang pas sesuai kebutuhan kita.

Agar lebih memudahkan Anda menemukan harga mesin absensi terbaik, coba kunjungi www.absensiku.com Di sana Anda akan temukan beragam mesin absensi dengan harga terbaik sesuai kebutuhan Anda.

4. Pastikan Anda Mendapatkan Layanan Purnajual Terbaik

Langkah terakhir yang perlu Anda lakukan yaitu memastikan mesin absensi yang Anda pilih dilengkapi layanan aftersales (purnajual) terbaik.

Sebab, mesin absensi bukanlah inventaris biasa yang sekali pasang langsung selesai. Anda perlu dibekali training, instalasi dari tim teknisi, dan juga layanan maintenance ketika mesin absensi yang Anda beli tiba-tiba rusak.

Karena itulah, Anda harus jeli dalam memilik merk mesin absensi. Pastikan merk yang Anda beli menawarkan layanan aftersles secara maksimal.

Untuk mengetahui bagaimana kualitas layanan aftersales yang ditawarkan suatu penyedia mesin absensi, Anda bisa mengunjungi website resminya dan menulusuri kolom testimoni, informasi why choose us, dan lain sebagainya.

Supaya memudahkan Anda mencari tahu soal layanan aftersales pembelian mesin absensi ini, coba Anda kunjungi salah satu penyedia mesin absensi terbaik berikut ini.

Demikian 5 cara mudah dalam memilih mesin absensi terbaik untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan. Anda bisa praktekkan satu per satu tips di atas sebelum membeli mesin absensi yang Anda butuhkan untuk kantor Anda.

Jika Anda masih bingung ingin membeli tipe mesin absensi seperti apa, coba telusuri www.absensiku.com Seperti disebutkan sebelumnya, di situs tersebut Anda akan dapatkan berbagai penawaran mesin absensi terbaik sesuai kebutuhan kantor Anda.

Semoga sukses dan kedisiplinan karyawan Anda semakin meningkat :)